Veel bedrijven hebben nog ontzettend veel archieven van allerlei zaken van jaren geleden. Het is goed om deze te bewaren, maar het is onnodig dat dit zo veel ruimte in beslag neemt.
Men zegt dat de toekomst gekenmerkt wordt door papierloos te werken. Nou is compleet zonder papier niet heel realistisch, maar wel bijna. Het moderniseren van een bedrijf begint bij het digitaliseren. Documenten digitaliseren kan namelijk tegenwoordig heel makkelijk online. Zo worden rommelige toestanden in de archieven vermeden en kan de omgeving netjes en overzichtelijk gehouden worden. Hoe dit digitaliseren kan zal uitgelegd worden in een paar stappen.
Hoe start je de digitalisatie
Het begint bij het inscannen van alle losse papieren en het sorteren van hier. Ook als bedrijven of banken normaal post opsturen kan er gevraagd worden om dit digitaal over bijvoorbeeld de mail te doen. Ook facturen en andere documenten. Plan ook digitaal, want vaak moet de structuur van alle documenten ook net anders. Het kan bijvoorbeeld zijn dat papieren documenten per jaar worden gesorteerd, maar als dit allemaal op de computer staat is het handiger om misschien per klant de documenten te verdelen. Dit is echt een heel groot voordeel van digitaliseren en zorgt dat de informatie veel makkelijker te vinden is. Hieronder staan een paar puntjes om de structuur duidelijker te krijgen bij het digitaliseren.
De nieuwe structuur van archieven
Als je de tijd neemt om archief digitaliseren in kaart te brengen zal het digitaliseren van documenten ook steeds makkelijker gaan. Geef alle documenten op dezelfde wijze consistent namen om zo nooit meer het overzicht kwijt te raken. Hetzelfde geldt voor mappen en submappen. Vergeet ook nooit regelmatig back-ups te maken en deze in een cloud te zetten, zo kan je overal bij de documenten en zal je nooit meer de frustratie krijgen van het kwijtraken van een stapel gegevens. Als laatste is het goed om het digitaliseren een routine te maken door meteen binnengekomen documenten te verwerken en papier te scannen. Dat maakt het hele proces makkelijker en kost het minder moeite. Als de documentatie een gewoonte wordt dan merk je er zelfs niets meer van! Hopelijk zullen deze tips helpen bij het digitaliseren van uw bedrijf!
Meer lezen over ondernemen? Klik dan hier.
Geef een reactie